ASSEMBLÉE GÉNÉRALE ANNUELLE

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Vidéo n^o 1 pour l’AGA – transcription

[Texte à l’écran :] Comment l’AGA se déroule-t-elle?

[Aperçu :] Un artiste se tient dos à la caméra; il dessine des images sur un tableau blanc pour illustrer les explications en voix hors champ.

[Voix hors champ :]

À l’AMC, il est important pour nous de tenir des assemblées générales annuelles efficaces. C’est pourquoi nous suivons des règles de procédure, y compris nos Règlements et nos Règles et procédures de fonctionnement, ainsi que le guide Robert’s Rules of Order, Newly Revised.

• Les règles de procédure établissent la manière de participer à une assemblée et de voter
• Elles ont pour but d’équilibrer les droits de TOUS les membres sur une question donnée

Donc, qu’y a-t-il de différent dans une assemblée lorsqu’on suit les règles de procédure?

• La présidence d’assemblée doit donner le droit de parole à chaque membre avant qu’il puisse s’exprimer.
• Un seul membre peut intervenir à la fois et il doit respecter le temps de parole qui lui est alloué
• Une seule motion peut être examinée à la fois.
• Chaque membre dispose d’un droit de vote pour une motion donnée.
• Dans la plupart des cas, une motion est adoptée lorsqu’elle reçoit une majorité de votes.
• Pour certaines motions, comme la modification des Règlements, une majorité des deux tiers est requise.

Apprenez-en davantage sur le fonctionnement de l’AGA.

Votre participation peut contribuer à façonner l’avenir.

[Texte à l’écran :]

• Logo de l’AMC
• Façonner l’avenir. Ensemble.    
• amc.ca/aga

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Vidéo n^o 2 pour l’AGA – transcription

[Texte à l’écran :] Comment puis-je participer à l’AGA?

[Aperçu :] Un artiste se tient dos à la caméra; il dessine des images sur un tableau blanc pour illustrer les explications en voix hors champ.

[Voix hors champ :]

La participation à l’Assemblée générale annuelle de l’AMC est une occasion pour les membres de façonner l’avenir de notre association.

Pour pouvoir jouer un rôle actif lors d’une assemblée, il est utile de connaître les règles de conduite de base :

• Suivez les instructions de la présidence d’assemblée et attendez son consentement avant de prendre la parole.
• Une fois qu’on vous a donné la parole, donnez votre nom complet et votre localisation.
• Adressez tous vos commentaires à la présidence d’assemblée et non aux précédents intervenants.
• Veillez à faire des commentaires clairs, concis et pertinents.
• Évitez les commentaires personnels sur les autres membres et respectez leur droit de participation.
• Assurez-vous de prendre part au vote.

Apprenez-en davantage sur la manière de participer à l’AGA, et diriger le changement dans les soins de santé.

[Texte à l’écran :]

• Logo de l’AMC
• Diriger le changement dans les soins de santé.
• amc.ca/aga

Que se passe-t-il au cours de l’Assemblée générale annuelle (AGA)?

C’est lors de l’AGA que les membres reçoivent le rapport annuel, votent sur les modifications proposées aux règlements (le cas échéant), nomment le vérificateur externe et posent des questions à la direction de l’AMC.

Qui peut assister à l’AGA?

Tous les membres actifs de l’AMC peuvent assister à l’AGA et y voter. Les non-membres, y compris les membres du public, peuvent s’inscrire à titre d’observateurs à l’assemblée.

Combien de membres doivent participer à l’AGA pour atteindre le quorum?

Au moins 50 membres doivent être présents pour atteindre le quorum (nombre minimum de personnes exigées pour qu’une assemblée puisse valablement délibérer et prendre des décisions).

Que sont les règlements?

Les règlements décrivent la raison d’être de l’Association et les règles qui la régissent. Ils sont approuvés par les membres et, pour entrer en vigueur, ils doivent être adoptés par un vote à la majorité des deux tiers des membres. Ils contiennent de l’information sur les objectifs, la direction et les réunions de l’organisation, de même que sur l’adhésion à celle-ci. Les règlements définissent également la composition et les fonctions du Conseil d’administration et de certains comités.

Puis-je poser une question ou formuler un commentaire lors de l’AGA?

Oui. Des instructions seront fournies sur la façon de soumettre une question ou de demander à se prononcer. Les questions et les commentaires doivent être respectueux, pertinents et présentés de manière appropriée. Afin de permettre la participation du plus grand nombre possible de membres, les interventions orales seront limitées à deux minutes par personne lors d’un débat sur une motion. Les questions peuvent également être posées par écrit, et une fonction permettra de voter pour chacune.

Puis-je présenter une motion à l’AGA?

Des motions procédurales (comme une question de règlement) peuvent être présentées lors de l’AGA. La présidence de l’Assemblée déterminera si elles sont recevables ou non. Les motions principales relatives aux enjeux organisationnels, aux modifications des règlements ou aux politiques de santé ne sont pas recevables lors de l’AGA. Ces motions doivent être soumises à l’AMC à l’avance (propositions de nature administrative ou organisationnelle ou propositions des membres portant sur les politiques sanitaires).

Qu’est-ce qu’une question de règlement? 

Une question de règlement (aussi appelée rappel au règlement) est une motion utilisée lorsqu’un membre estime que les règles de la réunion ne sont pas suivies et demande à la présidence de l’AGA de prendre une décision. Une question de règlement doit être traitée avant que la discussion puisse se poursuivre. Si la présidence n’est pas certaine de la décision à prendre, la question de règlement peut être soumise au vote des membres.

Que se passe-t-il durant la présentation du rapport du Comité des mises en candidature?

Le Comité des mises en candidature présente les candidatures à la présidence désignée ainsi qu’à des postes de direction importants du Conseil d’administration et des comités de l’AMC. Il s’agit de l’occasion pour les membres de délégation d'approuver les candidatures à ces postes de direction.

Qui est considéré comme un membre de délégation?

Certains membres de délégation sont nommés en raison de leur poste (p. ex. présidence et membres du Conseil d’administration de l’AMC, présidence et vice-présidence de l’AGA, présidence de chaque division et certains anciens dirigeants/anciennes dirigeantes). Les membres de délégation provinciaux et territoriaux et les membres de délégation des sociétés affiliées sont des membres nommés par leur association médicale provinciale/territoriale ou leur société affiliée respective pour voter lors de la présentation du rapport du Comité des mises en candidature. Pour consulter une liste complète, voir l’article 10.2.1 des règlements.

Pour savoir comment devenir membre de délégation, les membres doivent communiquer avec leur AMPT ou leur société affiliée; les membres du Québec peuvent écrire à l’adresse [email protected].

Quel est le rôle du Comité des mises en candidature?

Le Comité des mises en candidature est élu par les membres de délégation. Sa composition est définie dans les règlements, conformément à ce que les membres de l’AMC ont établi. Le Comité des mises en candidature a pour mandat d’assurer le recrutement d’un leadership solide et équilibré pour l’AMC. Pour ce faire, il soumet les personnes candidates à un processus de vérification et d’entrevue rigoureux, puis présente les candidatures retenues aux membres de délégation lors de l’AGA.

Quelle est la différence entre la « ratification » d’une candidature et une « élection »?

Lorsqu’une seule candidature est présentée par le Comité des mises en candidature (et que les propositions de candidatures durant la réunion ne sont pas recevables), les membres de délégation confirment la candidature au moyen d’un vote appelé « ratification ». Une élection a lieu s’il y a plusieurs candidatures pour un poste.